从一份糟糕的会议记录说起
上周开完项目复盘会，小李发来的文档密密麻麻三页纸，重点全埋在段落里。老板看完问了一圈才搞明白下一步谁负责什么。其实他花了不少时间写，问题不在态度，在方法。
明确目的，别一上来就敲字
动笔前先想清楚：这份文档是给人快速浏览？还是需要详细执行？比如会议纪要，重点是结论和待办事项；产品说明则要结构清晰、术语准确。目的不同，写法完全不同。
就像做PPT，封面页写‘技术方案讨论’不如改成‘XX系统升级路径与风险评估’，信息直接拉满。
用结构代替大段文字
人眼天生抗拒大块文字。把内容拆成小节，每部分加个短标题。比如‘背景→目标→实施方案→时间节点’，逻辑一目了然。
列表比句子好用。要列出五项任务，与其写成一段话，不如这样：
- 完成用户调研报告（责任人：张伟，截止：6月14日）
- 输出原型初稿（责任人：王莉，截止：6月17日）
- 组织内部评审会（责任人：李涛，截止：6月18日）善用格式，但别过度打扮
加粗关键信息，比如截止日期或负责人名字。适当用颜色区分状态——红色标延误项，绿色标已完成。但别整得像彩虹糖，毕竟大家可能在手机上查看，也可能打印出来。
表格适合对比数据。比如不同方案的成本、周期、资源需求，放一张表比写三段描述更省力。
多用例子，少讲道理
说‘接口响应时间应控制在200ms内’不如加个注释：‘目前平均为350ms，参考订单查询接口优化后降至180ms’。具体数字让人更容易判断优先级。
遇到复杂流程，画个简单示意图贴旁边，哪怕只是几个方框箭头。很多人对图形的反应速度远高于文字。
写完自己读一遍
放十分钟再打开，假装你是第一次看这文档的人。能不能三秒找到重点？有没有模糊表述，比如‘尽快处理’‘相关同事’？换成‘本周五前由运维组完成日志清理’就明确多了。
顺手检查错别字和标点。‘已提交’写成‘以提交’，看着小事，但在汇报材料里特别扎眼。
版本管理别偷懒
改了几稿之后，文件名还叫‘最终版.docx’，再来个‘真正最终版.docx’，最后群里出现七个‘最终版’。建议用日期或版本号命名，比如‘v2_20240612’，谁都不会拿错。
多人协作时，用在线文档的好处是能看修改记录。记得打开‘建议模式’，别人改了哪里一清二楚，不用逐行对比。